退職を上司に伝える行為自体は、それほど難しくありません。
ただ、伝え方を間違えると、関係が気まずくなったり、退職までがスムーズに進まなくなったりすることもあります。
「どう伝えればいいのか」「どのタイミングが正解なのか」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、上司への退職の伝え方や適切なタイミング、理由別の伝え方について、わかりやすく解説します。
本記事でわかること
- 上司に退職を伝えるときの基本的な流れ
- キャリアアップ、家庭の事情、体調不良など、理由に応じた伝え方のコツ
- 退職を伝えるタイミングや注意点、円満退職につなげるためのポイント
上司への退職の伝え方｜基本の流れ
退職の意思を上司に切り出すのは、誰にとっても緊張するものです。だからこそ、事前に準備しておくと安心です。
基本の流れを見ていきましょう。
まずは直属の上司に、口頭で「ご相談がありまして、少しお時間をいただけますか」と伝えるか、メールやチャットツールで面談を依頼します。1対1で話せる場を設けましょう。
面談の場では、「退職させていただきたいと考えております」と、結論から簡潔に伝えることが大切です。
退職希望日や引き継ぎ、有休消化などについて、上司と具体的にすり合わせていきます。
会社の状況によっては、退職日やスケジュールの調整を求められることもあるため、双方が納得できる形を目指して話し合いましょう。
上司への退職の伝え方｜理由別の言い方
退職理由は、納得感を得るために具体的な情報を盛り込むことが必要です。「キャリアアップ」「家族の事情」「体調不良」の３つの理由を例に、上司への伝え方を紹介します。
キャリアアップが理由の場合
ジャーにゃんお忙しいところお時間を取っていただき、ありがとうございます。
突然で大変恐縮ですが、〇月〇日をもって退職させていただきたいです。
以前から〇〇業界に興味があり、今の仕事にもやりがいを感じておりますが、新しいことに挑戦したいという思いが強くなり、退職を決めました。
これまでさまざまな経験をさせていただき、心から感謝しております。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、最後まで責任をもって対応いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
家庭の事情が理由の場合
ナルにゃん本日はお時間をいただきありがとうございます。
突然で恐れ入りますが、家庭の事情で働き方の見直しが必要となり、私事で誠に勝手ながら、〇月〇日をもって退職させていただきたいです。
在職中はいつも温かいご指導と励ましをいただき、心より感謝しております。
お忙しい中ご迷惑をおかけすることになりますが、引き継ぎにつきましては責任をもって業務に取り組みます。
どうぞよろしくお願いいたします。
体調不良が理由の場合
ジャーにゃんご多忙の中ご都合をつけていただき、ありがとうございます。
近頃、体調を崩しがちで、医師からも療養に専念するよう指示を受けました。
健康回復を最優先に考え、突然のご報告で大変恐縮なのですが、〇月〇日をもって退職させていただきたいと考えております。
これまで温かくご指導いただきましたことに、心から感謝いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、最後までしっかりと責任をもって対応いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
ご自身の状況に合わせて、内容を置き換えて活用してみてください。
上司に退職を伝えるタイミング
退職を決意しても、いつ上司に伝えるべきか迷う方は多いでしょう。
ここでは、退職を伝えるタイミングを解説します。
退職を伝えるのは遅くとも一か月前までに
退職の意思は、「退職予定日の１か月以上前」までに会社へ伝えるよう、就業規則で定められているケースが多いとされています。
企業によって期限は異なるため、事前に就業規則を確認しておきましょう。引き継ぎにかかる時間や有休消化の期間も考慮しておくことが大切です。
上司が忙しい時間帯を避ける
始業直後や終業前、会議の前後などは業務が立て込んでいることが多く、落ち着いて話を聞いてもらえない可能性があります。
そのため、事前に時間を確保してもらい、上司が忙しい時間帯は避けましょう。
退職を伝えるタイミングを確認したうえで、余裕をもって日程を調整しましょう。
退職を上司に伝えるときのポイント
退職の意思を伝えるときは、以下のポイントにも留意しましょう。
退職の意思は最初に直属の上司へ伝える
退職の意思は、まず直属の上司に伝えましょう。
その上の上司や人事担当者に先に話すケースもありますが、特別な理由がない限りは、直属の上司に最初に伝えるのが一般的です。
退職理由は前向きに伝える
退職理由は、前向きな内容に言い換えましょう。
たとえば「人間関係が合わない」といった理由も、「新しい環境で経験を広げたい」などの表現に変えることで、納得感のある形になります。
引き継ぎなど現職への配慮を忘れない
退職時の引き継ぎなど、現職への配慮は「立つ鳥跡を濁さず」の気持ちで、最後まで責任をもって取り組みましょう。
業務の引き継ぎや重要な情報の共有を丁寧に行い、周囲に負担を残さないよう意識することがポイントです。
これまでの感謝を伝えて良好な関係を保つ
支えてもらった上司や同僚への感謝の気持ちを言葉でしっかり伝え、最後まで誠実に対応することで、退職後も良い関係を築けます。
退職を決意したら、直属の上司に前向きな理由を伝え、丁寧な引き継ぎや感謝の気持ちを忘れずに対応しましょう。自信を持って次の一歩に進めます。
退職は上司にメールで伝えてもいい？
「退職は上司にメールで伝えてもいい？」と疑問を持つ人も多いのではないでしょうか。
ここでは、「適切なケース」についてあわせて解説します。
原則は対面で伝えるのが基本
基本的に退職の意思は、対面で伝えるのがマナーとされています。
メールやチャットのみで伝えると、失礼な印象を与えてしまう可能性がありますので、まずは上司に直接会って伝えましょう。
直接会うことが難しければ、オンラインツールや電話を活用し、できるだけ対面に近い形で退職の意向を伝えましょう。やむを得ず直接伝えられない場合は、メールで連絡する流れです。
メールが適しているケース
出社やオンライン面談、電話での連絡が難しい場合は、やむを得ずメールで伝えることもあります。その際は、以下の例文を参考にしてください。
リモート勤務の場合
件名：退職のご相談
〇〇部長
お疲れ様です。△△（自分の氏名）です。
突然のご連絡となり恐縮ですが、リモート勤務のため、メールにてご連絡させていただきました。
一身上の都合により、〇月〇日をもって退職させていただきたく存じます。
在職中はひとかたならぬご厚情とご指導を賜り、深く感謝しております。
多大なるご迷惑をおかけいたしますが、引き継ぎなどにつきましては責任をもって対応してまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○部△△（自分の氏名）
電話：×××
メール：×××
体調不良の場合
件名：退職の願い
〇〇部長
お疲れ様です。△△（自分の氏名）です。
本来であれば直接伺うべきところですが、体調不良のため、略儀ながらメールにてご連絡申し上げます。
体調が一向に良くならず、医師から療養に専念するよう指示を受けたことから、〇月〇日をもって退職させていただきたく存じます。
日頃より温かいご指導と励ましを賜り、深く御礼申し上げます。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、最後まで責任を持って業務に取り組みます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
○○部△△（自分の氏名）
電話：×××
メール：×××
出社が難しい場合
件名：退職のご相談
〇〇部長
お疲れ様です。△△（自分の氏名）です。
本来であれば直接お伝えすべきところですが、出社することが困難な状況であるため、大変恐縮ながらメールにてご連絡いたします。
このたび、個人的な事情により、〇月〇日をもって退職させていただきたく存じます。
これまでさまざまな経験をさせていただき、心から感謝しております。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、引き継ぎにつきましては責任をもって対応いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
○○部△△（自分の氏名）
電話：×××
メール：×××
退職の意思は、原則として上司に直接伝えるのが基本です。
ただし、やむを得ない事情がある場合には、メールで伝えることも一つの方法といえます。状況に応じて適切な方法を選び、丁寧に伝えましょう。
上司への退職の伝え方｜よくある質問
上司へ退職を伝える流れ、理由別の言い方、伝えるときのポイントについて理解できていても、不安や疑問が残る方は多いでしょう。
ここでは、よくある質問をまとめました。
ここまで紹介した内容を参考に、不安を解消し、自信を持って進めていきましょう。
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