基本業務

一般事務の仕事内容は、パソコンを使用しての書類や資料の作成、社外や他の部署からの電話やメール、来客時の応対などがあります。この他にも会議の準備や新入社員の環境設定などを行うこともあり、仕事内容は多岐にわたります。社内外問わず人と接することが多いので、最低限のビジネスマナーとコミュニケーション能力を身に着けておくと安心です。表向きに努力が見えずらい職種ではありますが、会社の基本業務を支える、なくてはならない重要なポジションとなっています。

求められるスキル

特に資格や専門的な知識を求められることがないため、未経験でも採用されやすい職種です。パソコンは事務の基本業務なので、データや文章を入力する際には、ある程度のスピードと正確性の両立を求められます。電話対応や来客応対の際は、会社の顔として見られていることを意識して身だしなみや立ち振る舞いに気を配る必要があります。他の社員へのサポート業務が多いので、職場の仕事がスムーズに進むように職場全体の把握と必要となるサポートを察知し、臨機応変に対応できる能力が求められます。スキルに自信がなくても、仕事が頼みやすい雰囲気のある人柄や笑顔などがアピールポイントになります。

どんな人が向いているの？

ルーチンワークが多いので、コツコツと地道に物事に取り組める人は向いているといえます。しかし、作業中に電話対応をしたり急ぎの仕事が入った場合、その都度中断しなければならず、各タスクを臨機応変に対応できる柔軟さが必要になってきます。1つのことに集中して作業をしたい、作業をはじめるとそれだけに没頭してしまうという人には向いていないかもしれません。また、社内全体に目を向けて気配りができるかどうかも重要です。社内外問わず人と接することが多いので、協調性があり円滑なコミュニケーションが取れる人もこの仕事をする際のポイントになってきます。

働く環境

一般事務の仕事の多くは、ルーチンワークになります。そのため突発的な仕事が飛び込んでくることが少なく、自分で上手にスケジュールを組めば基本的には残業もなく定時で帰りやすいというメリットがあります。就業体制が調整しやすいので、プライベートを充実させたい人や子育て中の方でも、それぞれのライフワークに合わせて無理することなく働きやすい環境です。

服装や髪型は？

服装については指定の制服を着用することが多いです。もし服装が自由であった場合にも、業務に差支えのある服装は避けた方がいいです。髪型は来客応対をすることがあるので、清潔感のある髪型が適しています。
細かい指定については事業ごとに異なるため、応募または面接の際に、各事業所への確認を行ってください。

未経験でも問題ない？

特別な資格や、専門知識等は不要なので、基本となる社会的な能力さえあれば未経験でも安心して始められるお仕事です。パソコンの使用については、ブラインドタッチ程度できるとよりスムーズに仕事が進みますが、全く触ったことがない方でも業務開始とともに、丁寧に職場で指導して頂けます。
そのためこの仕事が初めての方でも、経験や状況に合わせてスキルアップしていくことが可能です。

雑用のイメージがあるのですが…

全体業務をまとめると雑用係というイメージがつきやすいですが、さまざまな細かな業務を行うということは、全体を把握していなければできることではありません。
そのため、細やかな部分に気を配り、些細なことに気付き、社内外問わずに頼れる存在になれることがこの職種の最大の魅力となっています。
経験を積むことで、職場全体の把握やサポートがスムーズになり、職場での頼れる存在となれることも事務のお仕事ならではの特徴といえます。

私はタイピングや細々とした作業に集中して作業することが好きだったので、それらを活かした仕事ができたらと思い、未経験でしたが今の事務の仕事に就きました。仕事をしていく中で、先輩から基本的な業務やパソコンの知識を教えて頂き、仕事をしながらマイクロソフトオフィスの資格も取得できました。そのことがきっかけで仕事の幅も広がり、自信が持てるようになりました。

社内外問わず様々な方とお話しする機会が多く、また電話応対を重ねていくうちにビジネスマナーや言葉使いがしっかり身に付きました。事務は初めてで、やってみると業務範囲が幅広く最初は大変でしたが、先輩が丁寧に教えてくれたのでしっかりと仕事を覚えることができました。今ではこの仕事にやりがいを感じ、さらなるスキルアップを考えています。

少人数の会社なので、事務書類の作成や来客応対といった基本業務のほかに、新しく入社する方の環境整備など幅広く担当しています。自然と社内全体の人とかかわることが増えるので、社内でなにか困ったことがあると私に相談が来くることが多いです。その時に自分の知識や経験が役立つと、とても嬉しくなるのと自信に繋がるので、それがこの仕事の一番のやりがいだと感じました。

私の働く企業は規模が小さいため、業務内容も幅広く、業務としてどんなことでもやっています。そのおかげでいろんな知識が身に付きましたし、会社全体を把握する力を身につけることができました。社員全員が気持ちよく仕事ができるようにうまくサポートできて、周囲から感謝されたときにはやっていてよかったと感じました。この仕事を通して、あたりまえのことをしっかり丁寧にやるという大変さと大切さも学ぶことができました。

一口に一般事務といっても、業務内容が幅広く勤務先によっては仕事内容がまったく違う場合があるので、理想の働き方に近づけるために応募や面接の際にはしっかり確認するといいでしょう。